会員の個人情報保護の万全を期するため、平成17年11月29日に開催された理事会及び評議員会で「北海道大学医学部同窓会個人情報保護方針」を次のように定めました。
医学部同窓会はこの基本方針に基づき、本会が所有する会員の個人情報の厳正かつ適正な管理に努めると共に同窓会事業の円滑運営に努力いたします。
会員諸氏のご理解とご協力をお願い申し上げます。
北海道大学医学部同窓会個人情報保護方針
北海道大学医学部同窓会（以下「本会」という）は、個人情報保護に関する法令およびその他の規則を遵守し、次の方針により本会会員（以下「会員」という）の個人情報の保護に努めるものとする。
1.定義
この保護方針における「個人情報」とは、生存する会員について本会が保有する次の情報をいう。
- （1）氏名（旧姓を含む）
- （2）卒業年次（期）
- （3）住所、電話番号（ファクシミリの番号を含む。）及び電子メールアドレス
- （4）勤務先の名称、住所、電話番号（ファクシミリの番号を含む。）、電子メールアドレス及び役職名
- （5）同窓会費の納入状況
2.利用目的
個人情報の利用は、北海道大学医学部同窓会会則に定める目的と次に掲げる事業の範囲内で行うものとする。
- （1）会員名簿、同窓会誌、同窓会新聞その他の刊行物の作成及び発送
- （2）会費等の納入状況に関する通知
- （3）本会の予算及び決算関係資料の作成
3.第三者への提供
本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者には提供しないものとする。
- （1）法令の基づく場合
- （2）その他本会の目的達成に必要な範囲内で、理事会が特に必要と認めた場合
4.会員名簿の配布
会員名簿は、次に掲げる者以外のものには配布しないものとする。
- （1）会員
- （2）北海道大学医学部長及び北海道大学大学院医学研究院長
- （3）北海道大学連合同窓会会長
- （4）その他本会理事会が特に必要と認めた者
5.情報の管理
本会が保有する個人情報の管理は次により行う。
- （1）本会に個人情報保護管理者1名を置き、本会の副会長をもって充てる。
- （2）個人情報保護管理者は、個人情報の流失、盗難等の事故を防止するために必要な措置を講ずるものとする。
- （3）個人情報保護管理者は、本会事務局職員に対して個人情報保護の取扱いについて理解を深めさせ、個人情報の保護に関する意識の啓発を図るために必要な措置を講ずるものとする。
6.業務の委託
本会が個人情報を取り扱う事業の全部又は一部を外部に委託する場合には、委託先として個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じている者を選定するものとし、その契約の締結に際しては、契約書に次に掲げる事項を書面により明らかにするものとする。
- （1）個人情報に関する秘密保持等の義務に関する事項
- （2）再委託の制限または条件に関する事項
- （3）個人情報の複製等の制限に関する事項
- （4）個人情報の漏えい、盗難等の事故が発生した場合において講ずべき措置に関する事項
- （5）契約満了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
- （6）違反した場合における契約解除その他必要な措置に関する事項
7.登録情報の開示・訂正・利用停止等
会員は、本会に対し自己に係る個人情報の開示、訂正、利用停止、消去又は第三者への提供の停止を請求することができる。
8.事務
個人情報の取扱いに係る事務は、本会事務局が行うものとする。
平成17年11月29日
北海道大学医学部同窓会
会長 齋藤和雄
なお、理事会においては、この方針が決定された後、次の事が承認されております。
- 第３（第三者への提供）の（2）の「その他本会の目的達成に必要な範囲内で、理事会が特に必要と認めた場合」は、次に掲げる者から要請があった場合とする。
- ①北海道大学医学部長・医学研究院長
- ②北海道大学連合同窓会会長
- 第４（会員名簿の配布）の（4）「その他本会理事会が特に必要と認めた者」は、次に掲げる者とする。
- ①会員が逝去した場合における。会員であった者の配偶者（会員名簿の配布を希望する者に限る）。
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